7 étapes afin de construire un tableau Kanban pour les obstacles de l'équipe Scrum

Auteur : Bernd Schiffer
Source : 7 Steps to Build a Kanban Board for a Scrum Team’s Impediments
Date : 05/09/2011

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Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 06/09/2011

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Traduction :

Selon le Guide Scrum (fr), "Les mêlées quotidiennes ... identifient et éliminent les obstacles au développement ...". Il préconise également qu'il s'agit d'un service offert par le Scrum Master pour l'équipe de développement. Un backlog des obstacles est souvent utilisé dans ce but. Je conseille au Scrum Master d'utiliser un tableau Kanban pour traiter les obstacles de l'équipe de développement.

Un tableau Kanban pour les obstacles et les actions

La plupart des équipes Scrum que j'ai croisées utilisent des backlogs d'obstacles. Dans le pire des cas, il s'agit d'une liste non ordonnée d'obstacles, stockée dans un fichier Excel sur l'ordinateur du Scrum Master. Ce n'est pas bon pour plusieurs raisons :

• Manque de transparence : seul le Scrum Master a accès à cette liste, et même pour lui cette liste n'est pas visible tout le temps.
• Manque de participation : l'équipe de développement ne peut pas participer à cette liste quasiment secrète. L'auto-organisation n'est pas encouragée. Le Scrum Master doit déléguer les obstacles s'il souhaite que d'autres participent.
• Manque de structure : une liste non ordonnée ne donne aucune indication sur le prochain obstacle à traiter.

Dans les deux dernières équipes Scrum avec qui j'ai travaillé, nous sommes arrivés à la solution suivante : un tableau des actions, qui est en fait un tableau Kanban des actions. Nous l'avons fait selon les sept étapes suivantes.

Transférez la liste Excel sur un paperboard.

Mettez chaque obstacle sur une ligne du paperboard. Mettez le paperboard dans le bureau de l'équipe de développement ou fixez la feuille du paperboard sur un mur de cette pièce. Si vous traitez un obstacle, barrez-le pour signaler que c'est fait.

De Excel au paperboard

C'est mieux, parce que c'est visible et donc transparent pour toutes les personnes impliquées. Lors d'une mêlée quotidienne par exemple, tout le monde est capable de voir les obstacles résolus et ceux qui n'ont pas encore été abordés.
La prochaine problématique c'est que le paperboard va paraître bizarre au bout d'un certain temps, à cause de toutes les lignes barrées. Cela pourrait devenir plus difficile d'identifier les obstacles qui ne sont pas encore traités. Vous pourriez écrire sur une nouvelle feuille du paperboard après un certain temps, en y transférant les obstacles ouverts, ou utilisez un deuxième paperboard, mais le problème de devoir retraiter de grosses quantités d'informations reste présent.

Transformez la liste du paperboard en post-its et collez tous les post-its sur un tableau.

Mettez chaque obstacle sur un post-it. Vous pouvez également utiliser des cartes bristol. Mettez tous les post-its sur un seul tableau. Si vous résolvez un obstacle, froissez le post-it et jetez-le.

Du paperboard au tableau avec des post-its

C'est mieux parce que maintenant vous n'avez pas à réécrire la moitié des obstacles tout le temps sur une nouvelle feuille du paperboard si vous nettoyez le backlog des obstacles.
La prochaine problématique c'est que personne ne sait qui traite réellement quel post-it.

Etiqueter le nom sur chaque post-it pour identifier qui en est en charge.

Écrivez le nom ou les initiales de celui qui est en charge d'un obstacle sur le post-it correspondant. Vous pouvez également utiliser des trombones pour attacher des étiquettes (petits morceaux de papier avec le nom ou les initiales).

Étiqueter votre nom

C'est mieux, parce que maintenant tout le monde sait à qui on peut demander des informations sur un obstacle lors de la mêlée quotidienne. C'est très utile pour les obstacles qui persistent longtemps tels que "Acheter le périphérique matériel xyz", où l'on doit faire appel à divers services encore et encore avant que l'obstacle soit résolu. Avec les noms, personne n'oubliera qui a pris en charge cette tâche.
La prochaine problématique c'est que si vous trouvez de nouveaux obstacles et les mettez sur le tableau, vous pourriez ne pas avoir le temps de réorganiser le tableau, c'est à dire de trouver quelqu'un qui en est en charge. Vous auriez envie d'attendre jusqu'à la prochaine mêlée quotidienne. De plus, si vous froissez des post-its qui sont finis, vous n'aurez pas la possibilité d'avoir la visibilité sur que vous avez terminé, disons une fois par semaine.

Divisez le tableau en trois zones, "A faire", "En cours" et "Fini".

Tracez deux lignes sur le tableau, l'une dans le tiers supérieur du tableau, l'autre dans le tiers inférieur du tableau. Si un obstacle est découvert, ajoutez-le dans la zone "A faire". Si un obstacle est résolu, déplacez-le dans la zone "Fini".

Créez les zones A faire & Fini

C'est mieux parce que maintenant l'identification d'un obstacle est séparé de son organisation. Toute personne qui trouve un nouvel obstacle le met juste dans la zone "A faire", et lors de la prochaine mêlée quotidienne, l'équipe de développement peut définir qui devrait le prendre en charge. De plus, à intervalles réguliers, par exemple chaque vendredi, toute l'équipe Scrum jettte un coup d'oeil à la zone "Fini", réfléchit rapidement à ce qu'elle a réalisé cette dernière semaine, puis froisse tous les post-its de la zone "Fini". D'ailleurs, faites un feu de joie avec vos post-its, ça remonte le moral !
La prochaine problématique c'est une conception du tableau très familière...

Tournez le tableau de 90° vers la gauche, remplacez les lignes par des colonnes et saluer votre nouveau tableau Kanban.

C'est mieux parce que maintenant vous pouvez nommer votre tableau "Kanban", et vous pouvez mettre en oeuvre de nouveaux principes, par exemple la Théorie des Contraintes (cf. Théorie des contraintes (fr)).

Tournez le tableau de 90°

En outre, vous pouvez utiliser la terminologie Kanban, par exemple les obstacles sont maintenant appelés tickets.</span>
La prochaine problématique c'est que ce que l'on ne voit pas lorsqu'on travaille sur un ticket bloqué. La nature de la plupart des obstacles c'est que vous passez plus de temps à attendre que vous passez de temps à les traiter. Commander du matériel, planifier des réunions, négocier des conditions, ... sont souvent des tâches qu'on a à faire pour résoudre un obstacle. Donc vous n'êtes pas constamment en train de traiter tous les obstacles lors de la mêlée quotidienne.

Utilisez des post-its avec des dates d'échéance pour indiquer les blocages.

Inscrivez la date d'échéance sur un post-it plus petit. La date d'échéance est la date de la prochaine action nécessaire pour un ticket donné. Mettez ce post-it date d'échéance au-dessus du ticket bloqué. Vous devez seulement le faire pour la colonne "En cours". Ordonnez la colonne "En cours" selon la date d'échéance dans l'ordre croissant des tickets en partant des tickets sans date d'échéance pour descendre vers les tickets dont la date d'échéance est la plus éloignée.

Inscrivez les dates d'échéance sur le tableau

C'est mieux parce que maintenant lors de la mêlée quotidienne vous vous concentrez uniquement sur les tickets qui expirent, c'est-à-dire les tickets qui sont soit sans date d'échéance (dans les colonnes "A faire" et "En cours") ou ceux avec des dates d'échéance qui sont inférieures ou égales à la date d'aujourd'hui (dans la colonne "En cours").
Un exemple : Aujourd'hui nous sommes le 01/08/2011. Pour résoudre un obstacle vous avez commandé du matériel, et le délai de livraison est de 2 jours. Maintenant bloquez le ticket avec un post-it date d'échéance. La date d'échéance est le 03/08/2011 (+ 2 jours). Vous ne parlez pas de ce ticket lors de la mêlée quotidienne suivante (puisque le 03/08/2011 n'est pas inférieur ou égal à la date d'aujourd'hui, qui est le 02/08/2011). Mais vous traitez le ticket le jour d'après en mêlée quotidienne (puisque le 03/08/2011 est égale à la date d'aujourd'hui). Peut-être que vous ne serez pas capable de le faire le jour d'après (parce que cela pourrait être un jour férié), vous ne serez donc capable de le faire qu'à la mêlée quotidienne suivante (le 04/08/2011). Vous traiterez ce billet puisque le 03/08/2011 est bien inférieur au 04/08/2011.
La prochaine problématique c'est que vous avez maintenant probablement deux outils pour les deux mêmes choses: un tableau Kanban pour les obstacles, et quelque chose d'autre pour vos actions, obtenues à partir de vos rétrospectives par exemple.

Intégrez des actions dans votre tableau Kanban des obstacles.

Mettez toutes les actions identifiées lors de vos rétrospectives ou d'autres événements sur le tableau Kanban des obstacles. Renommez votre tableau en tableau d'actions.

Traitez les obstacles et les actions sur le même tableau

C'est mieux parce que maintenant vous avez toutes les activités au même endroit, tout proche de votre tableau des stories. Puisque les actions et les obstacles se ressemblent (vous menez aussi des actions pour résoudre des obstacles), vous pouvez les gérez et les suivre dans un seul outil. Si vous voulez les distinguer (par exemple, pour mesurer des lead times moyens différents), utilisez des post-its de différentes couleurs.
Ca y est. Vous venez de transformer votre backlog des obstacles en tableau des actions.

Possibilité : maintenant que vous avez un tableau des actions, qui est en fait un tableau Kanban, vous pouvez appliquer toutes sortes de principes Lean, par exemple introduire des limites de WIP ou mesurer le lead time.
PS : je pense que c'est un excellent exemple de l'utilisation de Kanban et Scrum au sein d'un seul système. Vous êtes d'accord ?